Muster
Einwilligungserklärung für die Verwendung von Mitarbeiterfotos
ASDF – stock.adobe.com
Egal ob Ihr ein repräsentatives Unternehmensvideo, die eigene Webseite oder etwa gedruckte Broschüren plant, wesentlicher Bestandteil davon wird zumeist auch die Darstellung eurer Mitarbeiter sein. So gelingt es, dem potenzielle Kunden einen freundlichen und sympathischen Eindruck zu vermitteln. Aber dürfen Fotos und Videos von den eigenen Mitarbeitern ohne Weiteres verwendet werden?
Einwilligung erforderlich
Wenn wir Mitarbeiterfotos verwenden, stellt dies zum einen die Verarbeitung personenbezogener Daten da. Sofern andere Erlaubnistatbestände des Art. 6 Abs. 1 DSGVO nicht erfüllt sind, wovon in einem solchen Fall immer auszugehen ist, muss die betroffene Person in die Verarbeitung gem. Artikel 6 Absatz 1 DSGVO einwilligen
Darüber hinaus hat der betroffene Mitarbeiter immer ein Recht am eigenen Bild, sodass für die Veröffentlichung und Verbreitung ebenfalls eine Einwilligung erforderlich ist, vgl. § 22 KUG.
Einholung der Einwilligung
Wir raten davon ab, eine „pauschale“ Einwilligung in die Verwendung jeglicher Fotos und Videos, etwa direkt mit Abschluss des Arbeitsverhältnisses, einzuholen. Denn eine Einwilligung soll immer für den konkreten Einzelfall erfolgen. Das bedeutet, sie muss sich auf das konkrete Foto bzw. Video und auch auf den bestimmten Zweck der Verwendung beziehen
Wichtig ist außerdem auch, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt. Damit die Einwilligung freiwillig erteilt werden kann, muss der Betroffene eine echte Wahl haben. Vor allem darf die Einwilligung nicht unter Zwang erteilt worden sein. Mehr zu den Grundsätzen des Datenschutzes und der wirksamen Einwilligung könnt Ihr in unserem Praxistipp nachlesen.
In dem Zusammenhang ist zudem das sog. „Kopplungsverbot“ zu beachten. Das bedeutet, ein Vertragsschluss, darf nicht von der Erteilung einer Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten anhängig gemacht werden.
Zwar besteht grundsätzlich kein Formerfordernis, jedoch ist die schriftliche Einwilligung schon allein aus Beweisgründen immer zu empfehlen.
Daher haben wir ein Muster für die Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos für Euch erstellt. Dieses ist natürlich noch im Einzelfall anzupassen, gibt Euch aber schon die wichtigsten Eckpunkte an die Hand.
Muster:
Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos
Liebe Mitarbeiterin/Lieber Mitarbeiter,
wir planen die Mitarbeiter unseres Unternehmens mit Namen und einem Foto auf der unternehmenseigenen Webseite zu veröffentlichen, um unseren Webseitenbesuchern und Kunden einen Eindruck von unserem Team und unserer Arbeit zu ermöglichen. Um deinen Namen und dein Foto benutzen zu dürfen benötigen wir deine Einwilligung.
Darüber hinaus möchten wir Infobroschüren für unser Unternehmen drucken, in denen wir ebenfalls ein Foto und deinen Namen verwenden möchten. Auch in diesem Zusammenhang erfolgt die Verwendung deines Namens und deines Fotos nur mit deiner Einwilligung
Für den Fall, dass uns noch kein entsprechendes Foto von dir vorliegt, würden wir ein solches gern anfertigen und für diesen Zweck speichern und verwenden.
Ob du diese Einwilligung erteilen möchtest, kannst du natürlich frei entscheiden. Solltest du dich dagegen entscheiden, hast du keinerlei negative Konsequenzen zu befürchten.
Du hast außerdem das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. In diesem Fall werden die dein Foto sowie deinen Namen schnellstmöglich, spätestens aber nach zwei Wochen von unserer Webseite entfernen. Bitte beachte, dass wir Printmedien, die mit deiner Einwilligung gedruckt wurden, weiterverwenden. Beim Druck der Neuauflage, werden wie aber selbstverständlich deinen Namen und dein Foto nicht mehr benutzen.
Bitte beachte, dass wir nicht dafür haften, dass Dritte unbefugt den Inhalt der genannten Website für weitere Zwecke nutzen, insbesondere durch Herunterladen und/oder Kopieren von Fotos. Wir versichern, alle uns zumutbaren Maßnahmen gegen ein solches unerlaubtes Handeln zu ergreifen.
Vor- und Nachname: ____________________________
( ) Ich willige in die Veröffentlichung meines Namens und meines Fotos auf der Unternehmenseigenen Webseite ein.
( ) Ich willige in Verwendung meines Namens und meines Fotos für eine gedruckte Unternehmensbroschüre ein.
Mir ist bekannt, dass ich für die Veröffentlichung kein Entgelt erhalte.
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Ort, Datum
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Unterschrift
Datenschutzhinweis gemäß Art. 13 DSGVO
Die Veröffentlichung deines Fotos und deines Namens beruht auf deiner Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 a) DSGVO. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.
Im Falle eines Widerrufs wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hiervon nicht berührt.
Du bist berechtigt, Auskunft der bei uns über dich gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Du kannst unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@musterunternehmen.de oder unter Datenschutzbeauftragter c/o Musterunternehmen GmbH, Beispielstraße 1, 98765 Musterstadt, erreichen.
Dir steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.
Datenschutzgrundverordnung
Art. 6 Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung
(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
c) die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
d) die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
f) die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Unterabsatz 1 Buchstabe f gilt nicht für die von Behörden in Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommene Verarbeitung.
(…)
Kunsturhebergesetz
§ 22
